5W3H掌控工作法--告別被動，奪回工作主導權，在有限的時間內高效完成工作。

 

本書是為職場人士提供的高效工作指南，旨在幫助讀者在有限的時間內實現工作目標，提升工作效率。

這本書結合了實際操作與理論分析，從多個角度深入探討了如何通過科學的計劃安排和時間管理，確保工作順利完成，避免拖延和時間浪費。

 

書中首先介紹了計劃安排的基本概念。

作者強調，良好的計劃安排是成功工作的基礎。她建議讀者在開始任何任務前，首先明確目標，理清工作需要完成的具體內容。

透過確認任務的「5W3H」（即誰、什麽、何時、何地、為何、如何、多少），讀者能夠更清晰地了解任務的要求和目標，進而為接下來的工作做好充分準備。

此外，了解項目的「真正的截止日期」也是至關重要的，因為很多時候，實際的截止時間可能比表面上的日期更加緊迫。

為此，她建議與團隊成員進行充分溝通，確保彼此行動的協調一致。

 

接下來，書中詳細介紹了如何分解任務並制定切實可行的工作計劃。

作者提出了「逆向規劃」的策略，即從目標出發，倒推每壹步驟所需的任務。

這種方法不僅幫助讀者避免遺漏重要環節，還能更有效地管理時間和資源。

在任務分解的過程中，她強調了「分塊時間法」的重要性，即將大任務拆分成多個小任務，並按照優先級依次完成。

這種方法不僅能夠減輕工作的壓力，還能在任務之間保持流暢的工作節奏。

在實際執行工作時，作者提出了一系列提升效率的技巧。她建議讀者在執行任務時，務必估算每項工作的所需時間，並盡量在規定的時間內完成。

這需要讀者對自己的工作節奏和效率有清晰的認知，並不斷優化工作流程。例如，她提到，通過減少重複勞動、優化任務順序，讀者可以大幅提升工作效率。

此外，作者還強調了「預留緩衝時間」的重要性，以應對突發事件或意外延遲，進而確保整體計劃不被打亂。

在時間管理方面，作者提供了一些實際操作的建議。她提倡每天設定明確的工作完成時間，並根據任務的重要性和緊急程度，合理安排每天的工作。

她還建議讀者在前一天晚上規劃好第二天的工作，這不僅能讓工作更加有序進行，還能避免因為早上匆忙而產生的混亂。

此外，書中還討論了如何在日常工作中利用時間管理工具，如手帳和電子工具，以提高工作效率。透過有效的工具管理，

讀者可以更清晰地掌握任務的進展，避免遺漏重要的工作內容。

 

作者特別強調了團隊溝通在計劃安排中的作用。她指出，在團隊合作中，良好的溝通是確保工作順利進行的關鍵。

她建議在安排計劃時，要考慮到團隊成員的工作時間和習慣，並盡量避免打亂對方的工作節奏。

 

為了確保訊息的準確傳達，作者提倡使用「復述」的方法，即在接收指令後，透過復述確認訊息的準確性。

 

此外，她還強調了「報告、聯絡、商量」（即日語中的「報連相」）的重要性，透過及時的溝通，團隊可以更好地協調工作，避免因為訊息不對稱而導致的效率低下。

在個人工作習慣方面，作者提供了許多有助於提升效率的小技巧。例如，她建議在記憶新鮮的時候立即完成相關工作，並在完成任務的同時，記錄下下一步的行動計劃。

此外，合理利用碎片時間也是提高工作效率的關鍵之一。她建議在日常工作中，善於利用通勤時間或辦公室外的場所進行簡單的任務處理，以便更好地利用每一分每一秒。

 

書中還探討了整理術對工作效率的影響。

作者認為，良好的整理習慣不僅能夠減少尋找物品的時間，還能為工作創造一個整潔有序的環境，從而提高工作效率。

她建議讀者在日常工作中，養成即用即收、分類整理的習慣，並定期清理電腦中的文件和資料，以保持工作空間的整潔。

 

最後，書中強調了反思與記錄對計劃安排能力的提升。作者認為，定期復盤工作中的得失，總結經驗教訓，是不斷提升計劃安排能力的關鍵。

她建議透過列清單的方式，將計劃安排的過程可視化，從而更好地把握工作進度，並根據實際情況進行調整。

 

本書為讀者提供了一套系統化的時間管理和計劃安排方法。

透過本書的方法，讀者可以在日常工作中更加從容、自信地應對各種挑戰，最終在職場中取得更大的成就。

終結低效，不做99%的偽勤奮者。又快又好地完成工作才是職場致勝的法寶，不懂方法的努力只是「假裝在努力」。

 

內容節錄

什麽是「計劃安排」？

無論是在工作中還是在日常生活中，無論你是否意識到，我們的每天都在進行各種計劃安排。

試想一下，從早上醒來到離開家，你都在做些什麽。完成穿衣打扮、煮咖啡並喝下、鎖好門並再次確認是否確實鎖上，這些都是你在有限的時間內進行的無數次計劃安排。

當你在有限的時間內需要正確且確實地完成多項任務時，計劃安排是必不可少的。

即使是僅完成最基本的穿衣打扮，也需要透過合理的計劃安排來擠出時間。

如果你想吃手工早餐，不能缺少30分鐘的晨間散步，那麽你必須思考如何處理其他任務來擠出時間。

例如，提前一晚準備好早餐，這就是一種計劃安排。洗完臉後簡單收拾，然後出去散步，回來後再洗澡，接著整理頭髮和化妝，這樣一來，你就可以有效率地完成準備工作。

計劃安排的核心是預測任務完成之前可能發生的情況，列出所有必要的任務，並以最有效的順序和方法執行這些任務，以在期限內完成工作。

 

「計劃安排的六個步驟」能提升你的計劃安排能力

如果你過去從未考慮過計劃安排，每天只是隨波逐流，那麽你可能會在工作中遇到各種問題，

例如缺少必要的資源，或因為沒有遵循最短步驟而浪費時間，最終導致每天都要加班。

如果你手握本書，想要改變這種情況，那麽「計劃安排的六個步驟」就是你的解決方案。

只要實踐這些步驟，你的計劃安排能力就會顯著提高。

許多人沒有正確進行計劃安排，往往在沒有考慮目標、步驟和所需時間的情況下，

直接進入「步驟6：任務執行」階段。雖然馬上開始任務看起來效率高，但實際上這種方法非常低效。

因為沒有明確目標，可能會製作出偏離目的的成果，需要重新修改，或者因為沒有遵循最短步驟而繞道而行，甚至可能在工作中產生等待時間。

此外，由於沒有事先列出所有必要的任務，在進行過程中可能會不斷發現新的任務，最終導致無法按時完成工作。

 

步驟1：確認目標——了解要求是什麽？

每項工作都有其目的。如果在不了解目的的情況下貿然開始工作，可能會偏離初衷，結果需要重新修改，浪費時間和精力，這非常低效。

即使是簡單的文件製作請求，也有其特定的目的。你需要考慮這些文件在哪種場合使用、誰會使用，以及他們的需求。

例如，客戶簡報使用的提案書和團隊會議中用來確認進度的資料，它們的要求是截然不同的。

明確目標和需求的具體形象是任何工作中至關重要的一環，也是計劃安排的首要步驟。

然而，在忙碌的日常工作中，可能存在委託人沒有明確說明目的，只是給出了操作指示的情況。

如果從目標和結果的角度出發，可能會想到更好的方法，同時如果能理解全貌，也可以減少不必要的溝通。

因此，作為被指示的一方，我們需要主動詢問並明確目的。

 

確認目標：「5W3H」法

具體來說，你可以想像一下確認目標的場景。假設你的上司要求你製作一個文件。

如果你已經了解了近期團隊內的動向以及上司的日程安排，你可以假設性地問，「這是為了準備下周的研討會嗎？」或者「這是明天簡報的資料嗎？」

如果你完全無法猜測，可以禮貌地說，「我能否請教一下相關訊息？」並簡潔地獲取必要的訊息。

那麽，具體來說應該掌握哪些訊息呢？這就是「5W3H」。如果妳能夠填寫完整「5W3H」，那麽可以說你已經對工作目標有了清晰的認識。

對於那些無法填寫的部分，可以向委託人提問並明確。

有些工作可能不需要完全填寫「5W3H」，因為有時在委託時某些部分尚未明確，而確認這些內容本身也是工作的一部分。

 

●確認目標：了解「真正的截止日期」

在工作中，「截止日期」非常重要。然而，截止日期有時會模糊不清。

例如，上司要求你製作一份提案資料，並說「這是明天簡報用的資料，所以明天給我就行了。」

你可以透過問以下問題來明確真正的截止日期：

「您明天幾點出發？」

「大約9點，但到公司再交給我可能來不及，我明天直接去會場。」

這時，你可以進一步確認：「那麽今天就需要交給您吧？您今天下午還會在公司嗎？」

透過這些問題，你可以確定真正的截止日期其實是今天16點，而不是明天。

這種情況下，透過確認日程的前後，可以明確「今天16點」是「真正的截止日期」。

 

●確認目標：協調雙方的行動

當你接到任務時，應儘早向委託人報告進展情況。透過在早期階段協調內容，可以避免誤解和不一致，從而順利推進工作。

比起在完成後報告進展情況，更有效的做法是在工作完成一定比例時進行中期報告。

如果工作已經大幅偏離目標，等到完成時再糾正可能來不及，並且浪費時間。

提前協調好確認時間點，使雙方都能想像出後續的行動和所需時間。

這不僅有助於被委託者避免返工或任務推翻的風險，也讓委託人了解工作的進展，能夠更放心地將工作交付給你。

此外，當你提前了解自己在某個階段需要進行的操作時，也更容易安排好自己的日程。

 

●如何發出有效的指示

當你需要給別人下達指示並委派工作時，首先要意識到自己所傳達的訊息和對方所理解的訊息可能有所不同。

為了確保對方能準確理解你的要求，必須給予具體的指示。

如果指示清晰明確，任務將以最短路徑完成，工作效率也會提高，並且能夠最大限度地減少錯誤的發生。

 

作為發出指示的一方，5W3H（何事、為何、何時、何地、誰做、如何做、如何實施、多少預算）原則至關重要。

即使你傳達了需要對方完成的任務（What），如果沒有傳達任務背後的原因（Why）以及目標的目的，對方可能無法理解任務的重要性和整體背景。

分享任務的目的不僅有助於對方完成指示，還能促使他們主動投入工作。

在時間安排（When）上，除了表達希望的完成時間，還應了解並調整對方的日程安排。

此外，明確在工作進程中的報告時間和需要事前確認或會議的時間點，也能讓雙方在工作過程中更加安心。

為了避免誤聽，最好將指示內容寫下來或在紙上標示的同時進行說明，這樣更為妥當。

 

●如何確保對方正確理解和執行任務

在發出指示時，語言的使用也要注意。如果使用了「這個」「那個」等指示代詞，容易導致指令模糊不清，進而引發理解上的偏差。

同時，也要考慮對方是否理解所使用的專業術語和縮寫。

許多人在不明白某個術語的意思時，可能因為缺乏勇氣而不願提問，假裝明白並繼續進行。

這種情況下，指令很可能沒有被正確傳達。

因此，可以主動詢問對方「到這裏有沒有疑問？」或者反向提問「如果遇到這種情況會怎麽處理？」也可以讓對方復述一遍指令內容，以確保理解無誤。

在發出指示後，不要放任不管，而是要在任務進行過程中給予關注並檢查進展情況。

即使對方在指示下達時認為自己理解了內容，實際執行時也可能遇到困難。

透過詢問「進展順利嗎？」「執行時有沒有遇到不明白的地方？」，可以及時發現對方的困惑，提供適當的支援。

如果不加以關注，最終對方未能完成任務，自己和團隊都會陷入困境。

只有在見證任務順利執行到某個階段後，才能算作是成功地發出了指示。

 

●思考對方的下一步

在回答問題或回應詢問時，如果能在回答的基礎上提前考慮對方的下一步行動，將會顯得非常體貼周到。

例如，當被問到是否有空參加某個活動時，通常的回應是告知自己可行的時間段。

然而，善於計劃的人會預見到下一步對方可能會要求「先暫定這個時間吧」。

因此，可以在回答中加上「可行的時間是XX和XX，我將暫定這些時間，請決定後通知我。」這樣可以減少雙方的溝通步驟，提升效率。

 

在回答問題時，不僅要結束於問答，還需要設想對方接下來會如何行動，可能會發生什麽。這也是安排的一部分。

 

●為了讓對方認真傾聽而進行的溝通準備

對於總是忙碌、時間有限的上司，需要在短時間內準確傳達要點，並獲取必要的指示或判斷。

為此，首先要讓對方做出「聽你說話」的決定。這是至關重要的一步。

你可以這樣開口：「有件關於XX的事情需要您的指示，能否請您騰出2分鐘時間？」或者「我有些關於XX的內容想向您匯報，您什麽時候有時間聽一下？」

透過這樣的詢問，得到上司的同意後，對方會啟動傾聽的模式，做出「我明白了」或「現在可以」的回應。

在這個過程中，關鍵是用一句話概括你想要傳達的內容，這就像是談話的標題。

忙碌且時間有限的上司，會根據這個標題來判斷是否需要立即聽你說，還是可以稍後再處理。

如果事情非常緊急，可以這樣表達：「現在已經接近預定會場的時間了，我想確認一下活動事宜。」

或者「決策的截止日期臨近了。」透過這些話說明你「現在」需要時間的原因。

 

目次

第1章 先掌握這些吧！基本的計劃安排

計劃安排究竟是什麽？

僅憑這6個步驟就能提升計劃安排能力

步驟1：確認目標——所需達成的是什麽？

步驟1：確認目標——填寫「5W3H」

步驟1：確認目標——掌握「真正的截止日期」

步驟1：確認目標——協調彼此的行動

步驟2：梳理任務——想像通往目標的路徑

步驟2：梳理任務——執行5W3H需要什麽？

步驟2：梳理任務——分解大型任務

步驟3：檢討步驟——決定順序的要素

步驟3：檢討步驟——考慮是否有可以提高效率的任務

步驟4：估算所需時間——了解自己的所需時間

步驟4：估算所需時間——首次執行工作時的時間估算

步驟5：制定時間表

步驟6：執行任務——在規定時間內完成

步驟6：執行任務——掌握計劃安排的流程

 

第2章 提高計劃安排能力的時間與任務管理

決定完成時間

確定任務時間並納入日程表

當天決定次日的計劃安排

設定個人截止日期

在一天或一周結束時進行調整

先決定無期限任務並將其納入日程表

處理緊急插入的工作

選擇有效的時間

日程管理一 手帳的優點

日程管理二 數字工具的優點和注意事項

如何使用兼顧任務管理的郵件軟件

將筆記或記錄集中在一個地方

數位化的筆記與記錄管理

將已完成的事項（即未完成的事項）可視化

任務管理工具的使用方法

不宜過早或過晚，選擇最佳時機執行

不做過多或不足的工作

 

第3章 透過溝通提高計劃安排能力

考慮對方的「可用時間」來安排計劃

了解相關人員

了解對方的行為模式

如何避免錯誤地接收指示

採用提案式詢問

透過「復述」提高準確度

透過「報告、聯絡、商量」大幅提升工作效率

如何下達良好的計劃安排指示

讓對方好好完成工作的指示方法

思考無法完成的工作該如何完成

走在對方一步前

讓對方願意聽的談話安排

先講結論，理由和經過隨後再說

借助他人的力量的請求要點

良好的關係促成良好的工作

靈活使用溝通方式

文本溝通的注意事項

「緩衝用語」能軟化印象

在線溝通的計劃安排

 

第4章 工作迅速的人計劃安排的技巧

趁記憶猶新時完成工作

同時記錄並采取下一步行動

有意識地留出時間

不積壓、及時處理

提前處理出門前的事項

利用移動時間和辦公室以外的場所

平時的觀察力有助於想像力的培養

錯誤的修復會耗費額外時間

隨時調整作為慣例

透過定例化消除困惑

不要中斷對方的任務

不輸入對方的名字

郵件編寫的計劃安排

郵件檢查的頻率

使用詞典註冊功能

將常用的模式作為草稿保存

充分利用郵件軟件的簽名功能

學習和調查電腦操作

將智慧手機用於工作

 

第5章 善於計劃安排的人整理術

將尋找時間降為零

僅在桌面上放置當前需要的物品

透過整理避免負擔多餘的東西

文件不積壓，立即整理

電腦內的整理方法

文件命名方法一

文件命名方法二

 

第6章 為了更好的計劃安排而進行的計劃安排

反思並記錄

比起反省，想想對策

透過列清單提升計劃安排能力

日常生活中的訊息收集

預測和準備

具備切換的方法

業務的盤點

是否可以減少或消除工作？

通過委託他人解決困難和不均衡的工作

提升觀察力以提高計劃安排能力

專欄

思考如何以0.1秒的速度完成任務——將文件放入信封的工作